Règlements

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.  Dénomination sociale (nom)

« La Compagnie des philosophes »

Dans les règlements qui suivent le mot « corporation » désigne :

« La Compagnie des philosophes »

2.  Siège social

Le siège social de la corporation est déterminé sur résolution du Conseil d’administration.  Cette résolution se trouve à l’Annexe 1 du présent document.

3.  Mission

La mission de la Compagnie des philosophes est d’éduquer divers publics à l’approche philosophique comme mode de vie et comme instrument de réalisation de soi en tant que personne et en tant que citoyen.

II

MEMBRES

4.  Catégories de membres

Il y a deux catégories de membres : les membres corporatifs et les membres associés.

5.  Membre corporatif

Toute personne qui appuie la raison d’être de la Compagnie des philosophes, ses objectifs et ses orientations et qui est intéressée à participer à ses activités, peut devenir membre corporatif en se conformant aux dispositions suivantes :

  • avoir 18 ans ou plus;
  • accepter de travailler à la poursuite de la mission et des objectifs de la corporation;
  • satisfaire à toutes les autres conditions que peut décréter la corporation, par voie de règlement.

Les membres corporatifs ont droit de vote et peuvent être élus au conseil d’administration.

Selon des procédures déjà prévues (voir Annexe 2), toute candidature au statut de membre corporatif est examinée et acceptée par un vote majoritaire du conseil d’administration.  Les nouveaux membres corporatifs sont présentés à l’assemblée générale annuelle.

6.  Membre associé

Le conseil d’administration pourra en tout temps accepter comme membre associé toute personne, physique ou morale, se conformant aux dispositions suivantes:

  • accepter les buts de l’organisme tels que stipulés dans les lettres patentes;
  • comprendre l’esprit qui l’anime;
  • se conformer aux règlements édictés par la corporation.

Les membres associés n’ont pas droit de vote et ne peuvent être élus au conseil d’administration.

7.  Cotisation annuelle

S’il le juge à propos, le conseil d’administration pourra, par résolution, fixer le montant de la cotisation annuelle de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.

8.  Carte de membre

Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membre.

9.  Suspension ou expulsion

Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser un membre qui enfreint l’un des règlements de la corporation ou qui a une conduite contraire aux buts de la corporation.  Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un membre, le conseil doit l’aviser du moment où son cas sera étudié et lui donner l’occasion d’être entendu.  Dans tous les cas, le membre, suspendu ou expulsé, peut en appeler de la décision à l’assemblée générale.

10.
Démission

Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire du conseil d’administration. Sa démission ne prend effet qu’à compter de son acceptation par le conseil d’administration.

III

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

11. L’assemblée générale

L’assemblée générale est constituée de tous les membres corporatifs en règle. Les membres peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours des assemblées.

Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou d’ajournement d’une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres n’annulera ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites.

Les membres, administrateurs ou dirigeants de la corporation, recevront l’avis de convocation ou d’ajournement d’une assemblée à leur dernière adresse figurant dans le registre des membres de la corporation.

12. Assemblée annuelle

L’assemblée générale annuelle a lieu dans les quatre (4) mois qui suivent la fin de l’exercice financier annuel.  Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée.  Un avis de convocation est adressé à tous les membres au moins dix (10) jours ouvrables avant l’assemblée.

Outre les autres points à l’ordre du jour, chaque assemblée annuelle examine les prévisions budgétaires, les états financiers et les rapports des administrateurs et des experts-comptables.  On procède à la nomination des experts-comptables pour l’année suivante.

À cette assemblée, on procède à l’élection des membres du conseil d’administration aux postes dont les titulaires sont en fin de mandat et l’on comble les postes vacants.  Les membres du conseil d’administration sont élus à la majorité simple parmi les membres corporatifs en règle et présents à l’assemblée.

13. Assemblée extraordinaire

Le conseil d’administration ou un quart (1/4) des membres corporatifs peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée extraordinaire, aux lieux, dates et heures qu’ils fixent, et ce pour un ou des objets définis suivant les dispositions de la loi et des présents règlements, à l’exclusion de tout autre objet non spécifié.  Le conseil d’administration procède par résolution.   Lorsqu’il s’agit d’un quart (1/4) des membres corporatifs, ceux-ci doivent produire une demande signée par, au moins, un quart (1/4) des membres.

Le secrétaire est alors tenu de convoquer, par écrit, cette assemblée, en donnant un délai de dix (10) jours ouvrables aux membres corporatifs.  L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée, l’affaire ou les affaires devant faire l’objet des délibérations ainsi que le lieu, l’endroit et l’heure de la réunion.

14. Ordre du jour

14.1 Ordre du jour de l’assemblée annuelle

L’ordre du jour est fixé par le conseil d’administration.  Tout sujet peut être inscrit à la demande de trois (3) membres.  Cette demande doit être transmise au moins quinze (15) jours ouvrables avant l’assemblée générale
annuelle.

L’ordre du jour de toute assemblée générale annuelle doit toutefois contenir au minimum les sujets suivants :

  • la confirmation des rapports et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale;
  • l’examen du budget;
  • l’approbation des changements aux règlements soumis par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale;
  • l’élection ou la réélection des administrateurs.

14.2 Ordre du jour de l’assemblée extraordinaire

L’ordre du jour de l’assemblée extraordinaire doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation et est communiqué aux membres corporatifs par écrit, au moins cinq (10) jours ouvrables avant la tenue de ladite assemblée.

Dans le cas d’une assemblée extraordinaire, le procès-verbal contenant les résolutions dûment adoptées par l’assemblée doit être rédigé et confirmé sur place, séance tenante.

15.  Quorum

Le quorum de l’assemblée générale ou extraordinaire est constitué des membres corporatifs en règle présents.

16. Vote

Lors d’une assemblée, chaque membre corporatif en règle et présent dispose d’une voix sur chacun des sujets mis au vote.  Sauf disposition à l’effet contraire des règlements de la corporation, les membres doivent, lors de ces réunions, trancher chaque question à la majorité des voix.  En cas d’égalité des voix, le vote est réputé négatif.  Le vote se prend à main levée à moins que 3 (ou plus) des membres corporatifs en règle et présents ne réclament le scrutin secret.

Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée ou rejetée à l’unanimité ou par une majorité spécifiée et qu’elle est inscrite au procès-verbal de l’assemblée, cette résolution est réputée adoptée ou rejetée sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

Dans le cas d’un scrutin secret, le président de l’assemblée propose deux (2) scrutateurs parmi les membres corporatifs en règle et présents.  Suite à l’assentiment de l’assemblée, ces scrutateurs distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent le résultat du vote et le communiquent au président.

IV

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

17. Pouvoirs

Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de la corporation.

Le conseil d’administration exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les lettres patentes et les règlements et tous ceux auxquels la loi l’oblige dans l’intérêt de la corporation. Il a les pleins pouvoirs pour gérer les affaires internes de l’organisme, assurer l’exécution des décisions prises par l’assemblée générale et administrer les biens de la corporation.

Il se donne une structure interne en élisant parmi ses membres un président, un vice-président, un trésorier et un secrétaire.  Il adopte les résolutions et accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit la corporation, conformément à la loi et aux règlements généraux.  Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.  Quand il y a lieu, il propose des ajouts ou des modifications aux règlements généraux existant.

Il prend les décisions concernant l’engagement du personnel de la direction générale, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut engager la corporation.  Il choisit les institutions financières où les fonds de la corporation seront investis.  Il est autorisé à

  • emprunter de l’argent sur le crédit de la corporation;
  • restreindre ou augmenter la somme à emprunter.

Il prend connaissance des rapports des comités et juge de l’opportunité de mettre à exécution leurs recommandations.

Le conseil d’administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la corporation d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, règlements et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de la corporation.

Le conseil d’administration peut nommer des représentants si nécessaire.

Il désigne trois (3) membres dont le directeur général et le trésorier qui seront autorisés à signer des chèques.  Deux signatures sur trois sont cependant requises.  Le conseil peut aussi désigner une autre personne comme signataire.

18. Nombre d’administrateurs

Le conseil d’administration compte au moins sept (7) membres corporatifs et en règle élus par l’assemblée générale.  Il lui est loisible de désigner un comité exécutif d’au moins trois (3) membres.  Rien dans les présents règlements n’empêche un administrateur d’agir, contre indemnisation,  en fonction d’un mandat relevant de la corporation ou du conseil d’administration.

19. Réunions du conseil d’administration

Le conseil d’administration doit tenir au moins deux (2) réunions par année.  Nonobstant ce qui précède, il doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de la corporation.

Le secrétaire fait parvenir aux membres les avis de convocation.  Sauf exception, ils doivent être transmises au minimum cinq (5) jours ouvrables avant la réunion.

20. Ordre du jour

Au début de chaque réunion du conseil d’administration, le secrétaire remet l’ordre du jour et le procès-verbal de la précédente réunion.

21. Quorum

Le quorum est de cinquante pour cent des membres plus un (50% + 1).

22. Vote

Lors d’une réunion, chaque administrateur présent dispose d’une voix sur chacun des sujets mis au vote. Sauf disposition à l’effet contraire des règlements de l’organisme, les administrateurs doivent trancher chaque sujet mis au vote à la majorité des voix.  En cas d’égalité des voix, le vote est réputé négatif.

23. Devoirs des administrateurs

Chaque administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de la corporation.  Lorsqu’un administrateur contracte avec la corporation, il est tenu de dévoiler la nature et l’étendue de son intérêt en s’assurant que l’information est consignée au procès-verbal des délibérations du conseil.

23.1 Responsabilité et protection des administrateurs

Tout administrateur, ses héritiers ou ayant droits, sera tenu au besoin et à toute époque, à même les fonds de la corporation, indemne et à couvert :

a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui à l’égard ou en raison des actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions.

b) de tous frais, charges et dépenses qu’il subit au cours ou à l’occasion des affaires de la corporation ou relativement à ces affaires, exceptés de ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

24. Éligibilité

Tout membre corporatif en règle peut être élu au conseil d’administration.

25. Indemnisation

Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés.  Seules certaines dépenses autorisées par le conseil d’administration dans l’intérêt de la corporation sont remboursables.

26. Durée des fonctions

Au moment de la formation du premier conseil d’administration, suite à la première assemblée générale annuelle, cinquante pour cent des membres plus un (50% + 1) des administrateurs seront élus pour un terme de deux (2) ans et les autres administrateurs seront élus pour un terme de trois (3) ans, ou selon toute proportion équivalente.  Chaque mandat terminé est renouvelable par réélection.

Si une élection d’administrateurs n’a pas lieu au moment fixé, le mandat des administrateurs devant être remplacés se prolonge jusqu’à ce que les successeurs soient élus.

27. Vacance

Il y a automatiquement vacance à un poste d’administrateur dans les cas suivants :

  • l’administrateur s’est vu retirer sa charge par résolution adoptée par la majorité des membres lors d’une assemblée générale extraordinaire des membres;
  • il se désiste de ses fonctions au moyen d’un avis écrit adressé au secrétaire du conseil d’administration;
  • il est déclaré inapte par un tribunal;
  • il décède;
  • il s’absente, sans motif valable, pendant trois (3) séances  consécutives du conseil d’administration.

Une démission prend effet soit immédiatement, soit ultérieurement, mais jamais rétroactivement.

V

OFFICIERS

28. Élection

Les officiers sont élus ou nommés par le conseil d’administration.

29. Président

Le président préside toutes les réunions du conseil d’administration et du comité exécutif, de même que les assemblées des membres.  Il surveille l’exécution des décisions du conseil d’administration et il remplit toutes les fonctions qui lui sont confiées par le conseil d’administration. Il représente l’organisme.

30. Vice-président

Le vice-président assiste le président dans l’accomplissement de ses fonctions. Il le remplace en cas d’absence et, dans ce cas, jouit alors des mêmes attributions. En cas de vacance de la présidence, il assure l’intérim et prend les mesures pour faire élire un nouveau président dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours. Il exécute toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration.

31. Directeur général

Le directeur général assure l’exécution au quotidien des décisions du conseil d’administration et veille à la mise en place de la logistique nécessaire à la bonne marche des événements de la corporation.  Il exécute toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration.

32. Secrétaire

Le secrétaire rédige tous les avis de convocation, les ordres du jour et les procès-verbaux des assemblées des membres, des réunions du conseil d’administration et du comité exécutif. Il a la garde des archives, des livres, des procès-verbaux, des registres des membres et des administrateurs, signe les contrats et les documents pour les engagements de l’organisme avec le directeur général, rédige les rapports requis par les diverses lois et la correspondance de l’organisme. Il exécute toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration.

33. Trésorier

Le trésorier veille à la saine administration financière de la corporation. Il voit à la préparation du budget annuel. Il signe avec le directeur général les chèques et autres objets de commerce et il effectue les dépôts. Il a la garde des fonds et des valeurs mobilières de l’organisme. Il supervise la tenue d’une comptabilité exacte et complète dans les registres prévus à cet effet. Il fournira aux administrateurs, lorsqu’ils en font la demande, un bilan de la situation financière de l’organisme. Il exécute toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration.

34. Comités

Le conseil d’administration peut confier des études à des comités dont il détermine la composition. Il n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tous les membres de la corporation de prendre connaissance des rapports qu’il a commandés.

VI

COMITÉ EXÉCUTIF

35. Composition

À tout le moins, le président, le secrétaire et le directeur général forment le comité exécutif de la corporation.

36. Rôle

Le comité exécutif s’occupe des urgences et des détails de l’administration courante.

37. Réunions du comité exécutif

Le comité exécutif doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne exécution de son rôle. Il sera convoqué verbalement par le président lorsque qu’il  le juge à propos.

VII

FINANCES

38. Affaires financières

Le conseil d’administration détermine l’institution financière où le trésorier effectue les dépôts de la corporation.

39. Exercice financier

L’exercice financier commence le 1ier juillet de chaque année et se termine le 30 juin de l’année suivante.

Les livres de la corporation seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés sur place, par tous les membres corporatifs en règle qui en feront la demande au trésorier.

VIII

RÈGLEMENTS

40. Règlements

Les règlements entrent en vigueur conformément aux dispositions de la loi sur les compagnies.

41. Modifications aux règlements

L’assemblée générale de la corporation peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement.  Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, à moins qu’elle ne soit approuvée par une assemblée extraordinaire des membres.  Si cette abrogation ou modification n’est pas approuvée par au moins les deux tiers (2/3) des voix des membres corporatifs en règle et présents durant cette assemblée annuelle, elle cessera d’être en vigueur.

42. Dissolution

La corporation ne peut être dissoute que par le vote des deux tiers (2/3) des membres corporatifs en règle et présents à une assemblée spécialement convoquée à cette fin par un avis adressé par écrit à chacun des membres dans un délai de trente (30) jours ouvrables.

Lors de la dissolution, une fois toutes les dettes payées, la balance des actifs ira soit à un ou des organismes apparentés, soit à un ou des organismes sans buts lucratifs désignés par la corporation.

 

Annexe 1 : Le siège social

Le siège social de la corporation est situé à l’adresse suivante :

Maison Gisèle-Auprix-St-Germain
150, rue Grant, Bureau 311b
Longueuil
Qc J4H 3H6

Annexe 2 : Les procédures d’examen et d’acceptation des candidatures au statut de membre corporatif

Une nouvelle candidature à un poste d’administrateur de la Compagnie des philosophes pourra être proposée à
condition qu’une manifestation écrite d’intérêt, endossée par 2 membres et signée par le candidat, ait été remise au directeur général au moins une semaine avant la tenue de l’assemblée générale.

Cette mise en candidature doit être en conformité avec les autres modalités prévues aux règlements généraux
et le candidat doit avoir participé, au moins à trois (3) reprises, aux activités de l’organisme au cours de l’année précédent l’assemblée générale.

Dans tous les cas, les administrateurs en fonction se réservent le privilège de cibler et de rencontrer un postulant au titre d’administrateur, et ce, pour connaître ses intérêts et compétences à se joindre à l’équipe.